Comment encoder une facture ou une note de crédit

La méthode d'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur achat est identique pour une facture ou une note de crédit sur vente.

Pour encoder une facture

Les informations d'en-tête de la facture

L'en-tête d'une facture permet d'une part de classer l'écriture (Journal, période, n° du document) et d'imputer le montant de la facture sur le compte de tiers.

Déplacez-vous à l'aide de la touche Enter après introduction de chacune des données.

Sélectionnez le code journal (si le journal proposé par défaut ne vous convient pas) ainsi que la période. Par défaut, c'est la période dans laquelle la dernière pièce de ce journal a été comptabilisée qui est affichée. Le numéro de pièce suivant est automatiquement proposé.

Lorsque vous arrivez sur la zone Ref fournisseur ou Ref client, tapez la référence du tiers en entier ou uniquement le ou les premiers caractères ou sélectionnez-le dans la liste des comptes de tiers en cliquant sur

Une fois le fournisseur ou le client complété, une série de données comme la date d'échéance, la devise sont automatiquement remplies en fonction des paramètres par défaut renseignés dans la fiche du compte tiers.

Encodez ensuite la date de la pièce ainsi que la date d'échéance si nécessaire. La date du jour est proposée par défaut mais vous pouvez la modifier ou faire appel au calendrier.
Renseignez ensuite le montant de la facture en monnaie locale ou en devise. Si vous encodez un montant dans une devise étrangère, le montant en EUR sera automatiquement converti.

Terminez l'encodage de l'en-tête en encodant un commentaire libre permettant d'identifier la facture et une communication destinée au paiement de la facture. Cette communication peut être structurée.

Les imputations comptables

C'est dans cette grille que vous encoderez les imputations comptables.

Le compte général et le code TVA peuvent déjà être complétés en fonction des valeurs par défaut définies dans le compte tiers sélectionné dans l'en-tête.
Lorsque vous avez terminé une ligne d'imputation, une nouvelle ligne est automatiquement proposée

Vous pouvez rechercher un compte général ou un code TVA en cliquant sur

Le récapitulatif TVA

Si le code TVA a été encodé dans les imputations comptables, la répartition TVA en base taxable et en montant TVA est automatiquement effectuée. Il ne vous reste plus qu'à vérifier si les montants proposés correspondent aux montant inscrits sur la facture et, le cas échéant à rectifier le montant de la TVA.

Dans le cas contraire, c'est à vous de faire la répartition TVA.

Vous pouvez maintenant sauver le document pour qu'il soit comptabilisé.

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