Après avoir encodé l'en-tête de votre opération financière, le curseur se positionne automatiquement dans la première ligne d'imputation. Dans l'encodage en continu, il se positionne dans la dernière ligne s'il y a déjà des imputations dans le journal et la période sélectionnés dans l'en-tête.

Une ligne, et par conséquent le numéro de document, est enregistrée dés que vous passez à la ligne suivante.
Si vous cliquez avec la souris à un endroit quelconque, alors que la ligne courante n'est pas terminée, WinBooks vous demandera si vous voulez l'abandonner. A vous de décider si vous voulez la terminer ou la supprimer.

Les zones

Document

Le numéro de document est repris à chaque nouvelle ligne puisqu'un même extrait peut comporter plusieurs opérations. Le numéro change si vous cliquez sur  pour ajouter une nouvelle pièce comptable.

Datedoc

La date du système est proposée par défaut comme date du document. Si celle-ci ne correspond pas à la période sélectionnée, WinBooks le signale et à vous de décider si vous souhaitez poursuivre.
N'entrez que les chiffres de la date : les séparateurs s'ajoutent automatiquement.

Pour un même extrait, il n'y a qu'une date. C'est pourquoi Winbooks passe automatiquement cette zone quand vous rajoutez une ligne à un extrait existant.

Date Oper

Il s'agit de la date à laquelle votre compte bancaire a été débité ou crédité (cette date figurant sur l'extrait), ou de la date à laquelle vous avez entré ou sorti l'argent de la caisse. Elle est automatiquement copiée à partir de la date du document.

A ne pas confondre avec la date de la pièce comptable. Dans le cas d'un extrait récapitulatif mensuel, la date de la pièce comptable est la date de l'extrait (unique), soit le 30 (ou 31) du mois, et les dates opérations sont les dates des différentes opérations effectuées durant le mois.

Type

Vous indiquez ici le type de compte sur lequel vous voulez imputer le montant de l'opération financière: trois types sont possibles, un compte Client (tapez C ou 1), un compte Fournisseur (tapez F ou 2), ou un compte Général (tapez G ou 3).

Vous pouvez indiquer le type en tapant la lettre correspondante ou le chiffre adéquat, tel que mentionné dans la ligne d'explication en bas de l'écran d'encodage.

Si vous ne disposez pas de cette information, vous pouvez également effectuer une recherche sur le numéro de la facture. Pour ce faire, tapez le chiffre 4 ou un * dans la zone Type et le numéro de la facture dans la zone Référence. Cette option vous affiche toutes les factures portant ce numéro. Si vous désirez afficher que les factures encore ouvertes, tapez le chiffre 7 ou un / dans la zone Type et le numéro de facture dans la zone Référence.
Vous pouvez enfin, effectuer une recherche avancée en entrant plusieurs critères de recherche. Pour ce faire, tapez le chiffre 5 ou le signe moins '-' dans la Zone type.
Vous pouvez simplifier cette recherche avancée par montant (pour autant que cette fonction soit activée dans les préférences utilisateurs). En tapant le signe '-', '+' ou directement un montant dans la zone Type, la fenêtre de recherche avancée s'ouvre immédiatement. Le montant que vous êtes en train de saisir se rempli directement dans la zone adéquate et les autres zones de cet écran de recherche sont automatiquement complétées suivant le paramétrage des préférences utilisateurs.

Tapez le chiffre 6 ou la lettre D pour faire appel à un dictionnaire d'écritures encodez ensuite la référence dictionnaire dans la colonne Référence.

Référence

Recherchez ou tapez la référence correspondant au type de compte sélectionné. Si dans cette dernière zone, vous avez tapé un '*', entrez maintenant le numéro de la facture.

Si vous effectuez un transfert entre financiers, vous devez obligatoirement passer par un compte de transfert. Vous devez en effet entrer deux écritures, une dans le journal financier débité et une dans le journal financier crédité. Il est d'ailleurs impossible de sélectionner le compte centralisateur associé au journal financier concerné.

Pour lettrer immédiatement le paiement avec la facture ou les factures auxquelles il se rapporte, ce que nous vous conseillons fortement si vous désirez disposer d'une gestion correcte de vos paiements fournisseurs et rappels de paiement, procédez comme suit : tapez un espace ou double-cliquez pour accéder aux documents susceptibles d'être lettrés et sélectionnez le ou les documents à lettrer.

Si vous avez entré un numéro de facture existant à hauteur de la zone Référence, WinBooks affiche en bas de l'écran, à droite, la référence du compte ainsi que la date de la facture et lettre automatiquement le document dès que vous terminez la ligne. S'il ne trouve aucune facture correspondant au numéro entré, il vous le signale au même endroit.

Dès que vous terminez la ligne et à condition que le montant de la ligne corresponde au document lettré, l'icône s'inscrit dans cette colonne. S'il reste un solde, c'est l'icône suivante qui s'inscrit : le document n'est pas apuré. Ce sera notamment le cas si vous avez modifié le montant payé (colonne Mt EUR ou Mt devise).

Devise

Si le paiement a été effectué en devises, entrez la devise. Si vous avez entré un numéro de facture ou un montant de facture qui correspond à une facture en devises, la devise de la facture s'affiche automatiquement.(Cette colonne s'affiche uniquement si vous avez activé la gestion des devises).

Mt devise

Cette zone n'est accessible que si vous avez entré une devise. Entrez dans ce cas le montant en devises.(Cette colonne s'affiche uniquement si vous avez activé la gestion des devises).

Mt EUR

Entrez le montant du mouvement. Faites-le précéder du signe '-' s'il s'agit d'une sortie d'argent.

Le solde de la caisse ne peut jamais être négatif : en effet, la caisse représentant de l'argent liquide, il est impossible d'en sortir de l'argent qui ne s'y trouve pas. Aussi, WinBooks vous signale si le solde est négatif en cours d'encodage et vous empêche de quitter l'encodage tant que le solde final (affiché en bas de la colonne montant) n'est pas égal ou supérieur à 0.

Si vous avez lettré un document, le montant du document lettré s'affiche automatiquement, mais vous pouvez le modifier, si la facture n'a pas été entièrement réglée.
Si vous avez entré un montant en devises, WinBooks le convertit automatiquement en EUR.

Dans le cas d'un montant en devise (ex. USD), vous pouvez encore modifier ce montant converti en EUR.

#

Tapez un espace ou cliquez dans cette zone si vous voulez forcer l'apparition de la fenêtre de différence de paiement pour ajouter par exemple des frais ou d'éventuelles autres différences de paiement. Une croix s'inscrit dans la colonne # dès que vous avez imputé une différence de paiement.

La fenêtre de différence de paiement apparaît automatiquement si vous avez lettré un document et que le montant encodé dans le financier ne solde pas le document lettré.


S'il s'agit d'un paiement partiel d'une facture, cliquez simplement sur OK pour valider sans indiquer de différences de paiement.

Si le journal financier est tenu en devises, la deuxième colonne aura trait aux montants en devises (la devise sera affichée au-dessus de la colonne).

S'il y a une différence entre le montant à payer et le montant payé, vous pouvez dans la boîte déroulante, sélectionner l'origine de la différence. WinBooks propose les choix suivants :

Entrez ensuite le montant à imputer. Si celui-ci diffère du montant qui reste à imputer, vous pouvez effectuer une autre sélection en cliquant sur le bouton Autres et entrer ensuite le montant à imputer.

Quand le solde à payer vaut 0, c'est à dire que le paiement complété des éventuelles différences de paiement équivaut à la somme des transactions lettrées, la balance passe au rouge, indiquant que l'équilibre est atteint.

Les montants seront automatiquement imputés sur les comptes centralisateurs correspondant à vos sélections.
Cliquez sur le bouton Ok pour quitter la fenêtre ou sur le bouton Annuler pour la quitter sans imputer les différences de paiement.

Si vous avez imputé une différence de paiement, une croix s'inscrit dans la colonne # de la ligne d'encodage.

Commentaire

Entrez éventuellement un commentaire explicatif relatif au mouvement. Vous retrouverez ce commentaire dans l'historique du compte d'imputation de la ligne en question.

Le champ commentaire peut également automatiquement être rempli avec le code journal et le numéro de pièce de la facture lettrée dans le financier. Pour cela cochez l'option Récupération code journal et N° de doc dans commentaire dans les préférences des utilisateurs.

La commande F2 recopie l'information de la ligne précédente en fonction de la zone ou vous vous trouvez. Par exemple, le commentaire de la ligne précédente sur la ligne courante si vous vous trouvez dans la zone commentaire.