Dans Winbooks, l'encodage des financiers se fait soit en continu soit par pièce comptable, c'est-à-dire par extrait.
C'est à vous de choisir, lors de la création du journal, la méthode d'encodage qui vous convient. Vous avez encore la possibilité de changer de méthode lorsque vous commencez l'encodage des financiers.
Paramétrer le choix de la méthode d'encodage
- Choississez le menu FICHIER, l'option TABLES et l'option CODES JOURNAUX du sous-menu.
- Sélectionnez les journaux de type financier dans la liste déroulante et sélectionnez le code journal à modifier dans la liste.
- Cliquez sur
pour adapter le paramétrage - Cochez la case Encodage par extrait pour sélectionner cette méthode par défaut, lorsque vous appelez à l'écran la fenêtre d'encodage des financiers.
- Cliquez sur
pour confirmer
1ère méthode : l'encodage en continu
Présentation de l'écran
Après avoir sélectionné un journal et une période, WinBooks affiche toutes les pièces encodées dans ce journal et dans cette période. Le numéro de document affiché dans l'en-tête est celui du dernier document enregistré. Vous pouvez entrer un autre numéro de document à des fins de consultation ou de modification : si le n° de document a été encodé dans le journal et la période sélectionnés, le curseur se positionne automatiquement sur la première ligne de ce document dans les lignes d'imputation.
Ajout d'une nouvelle pièce
Lorsque vous cliquez sur 
pour ajouter une nouvelle pièce comptable, WinBooks complète automatiquement le prochain numéro de document et ajoute une nouvelle ligne à la suite des lignes existantes.
Les soldes
Comme un écran peut avoir trait à plusieurs pièces comptables, le solde de début correspond au solde en début de période et non au solde de début de l'extrait. En revanche, le solde en fin d'encodage doit correspondre au solde de fin du dernier extrait à l'écran. Lorsque vous quittez l'écran, le programme vous demandera de vérifier si le solde de fin affiché correspond à celui mentionné sur l'extrait.
2ème méthode : l'encodage par pièce
Présentation de l'écran
Après avoir sélectionné un journal et une période, WinBooks affiche uniquement la dernière pièce encodée dans ce journal et dans cette période . Le numéro de document affiché dans l'en-tête est celui du dernier document enregistré.
Ajout d'une nouvelle pièce
Lorsque vous cliquez sur 
pour ajouter une nouvelle pièce comptable, WinBooks ouvre une fenêtre avec le prochain numéro de document et vous devez confirmer le numéro de document proposé, après quoi WinBooks affiche un nouvel écran d'encodage : la pièce encodée précédemment n'est plus affichée.
Les soldes
Comme un écran a trait à une seule pièce comptable, le solde de début correspond au solde de fin de l'extrait précédent, et donc au solde de début du nouvel extrait. Le solde en fin d'encodage doit correspondre au solde de fin de l'extrait à l'écran. Lorsque vous quittez l'écran, le programme vous demandera de vérifier si le solde de fin affiché correspond à celui mentionné sur l'extrait.
