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Opérations sur un article
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Description de l'écran des articles
Opérations de mise à jourjour
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Opérations relatives aux documents
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Ajouter un article
Si vous avez beaucoup d'articles et que vous avez la possibilité de les obtenir en format Excel, vous gagnerez beaucoup de temps en les important via l'assistant d'importation. Voir également Importation et Exportation.
Vous pouvez également ajouter un nouvel article par copie d'un article existant.
Via les droits d'accès, vous pouvez verrouiller les articles de sorte que seul certains utilisateurs puissent les mettre les articles à jour (ajouter, modifier, supprimer). Voir également les droits d'accès.
- Cliquez sur ou ou appuyez sur F9.
- Tapez un nouveau code unique et cliquez sur ou ou appuyez sur Ctrl+Enter.
- Complétez les différents champs en cliquant dans le champ ou en vous déplaçant avec Enter ou Tab.
- Cliquez sur ou ou appuyez sur F7 pour sauvegarder l'article et l'ajouter dans la liste.
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Onglet 'Fiche'
Appuyez sur F5 dans la liste donne accès à l'onglet 'Fiche de l'article sélectionné dans la liste.
Parcourir les articles
La liste des articles vous donne un aperçu global des articles avec les informations les plus importantes pour votre organisation. Si vous voulez parcourir par exemple un onglet (Prix, statistiques, notes etc.) articles par articles, procédez ainsi :
- Appelez la fiche d'un article (en appuyant sur F5 lorsque vous êtes dans la liste des articles).
- Sélectionnez l'onglet concerné (parmi les onglets Adresse, Contacts, Note, ...).
- Cliquez sur les boutons fléchés à coté 'Référence' ou utilisez les touches PageUp et PageDown pour passer à l'article précédent , / suivant.
Champs d'en-tête
- Dans la fiche, appuyez à nouveau sur F5 ou cliquez sur pour pour éditer les informations contenues dans les champs de la Fiche article.
- Les champs reliés à une table se présentent sous forme de liste déroulante qui peut être mise à jour via Shift+F2. Le nom du champ lui-même est souligné : en cliquant dessus, vous pouvez consulter et modifier la table.
- Selon les modules activés, des champs facultatifs supplémentaires peuvent ou non être affichés dans la fiche de l'article.
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Photo article
Pour afficher une photo dans la fiche de l'article, vous devez stocker les fichiers graphiques dans le sous-répertoire data\pictures\art du dossier. Leur nom est obligatoirement la référence article. Les images s'affichent par défaut dans le coin supérieur droit de la fiche mais vous pouvez paramétrer qu'elles s'affichent sur la droite de la liste (en hauteur). Vous pouvez accéder au fichier image en double-cliquant dessus. Vous pouvez aussi choisir une autre image en cliquant sur .
Onglet Conditions
Permet d'entrer des valeurs qui seront proposées par défaut lors de l'achat ou de la vente de cet article. Ces valeurs seront modifiables au cas par cas dans les documents.
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Lier une photo à un article
Pour afficher une photo dans la fiche de l'article, vous devez stocker le fichier graphique dans le sous-répertoire data\pictures\art du dossier. Le nom de ce fichier est obligatoirement la référence article.
L'image s'affiche par défaut dans le coin supérieur droit de la fiche, mais vous pouvez paramétrer qu'elle s'affiche sur la droite de la fiche (en hauteur), à côté des onglets.
Vous pouvez accéder au fichier image en double-cliquant dessus.
Plusieurs images peuvent être liées à un article. Enregistrez d'abord les autres images dans le sous-répertoire data\pictures\art du dossier, puis cliquez sur le bouton .
Sélectionnez le fichier image souhaité et cliquez sur le bouton .
Pour plusieurs images (qui ont un nom différent), un dossier est automatiquement créé avec le nom de la référence de l'article.
Par conséquent, dans le cas de plusieurs images, vous pouvez passer d'une image à l'autre grâce à ces flèches dans la fiche article.
Les actions liées aux images sont :
Actions | Description |
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Ajouter une nouvelle image | |
Changer l'image | |
Supprimer l'image |
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L'onglet 'Conditions' dans la fiche article
Permet d'entrer des valeurs qui seront proposées par défaut lors de l'achat ou de la vente de cet article. Ces valeurs seront modifiables au cas par cas dans les documents.
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Champ Description Volet Fournisseur Cette partie est facultative : donc si vous ne gérez pas de données relatives aux fournisseurs de vos articles, vous pouvez masquer ces champs dans les paramètres. Fournisseur Tapez le début du code fournisseur, puis appuyez sur la touche TAB. Référence Permet d'indiquer la référence utilisée par votre fournisseur pour cet article. Volet Achat Cette partie est facultative : donc si vous ne gérez pas de données relatives au prix d'achat de vos articles, vous pouvez masquer ces champs dans les paramètres. Prix brut Entrez ici le prix unitaire HTVA. Il servira de base au calcul de la remise que vous accorde le fournisseur, ce qui donnera le Prix net. Le prix brut s'encode dans la devise du fournisseur. Les autres valeurs (prix net, frais, prix de revient, valeur de stock) sont calculées dans la devise de base du dossier. Le taux de conversion utilisé est celui de la table des devises.
Remise Indiquez la remise en % sur le prix brut pour cet article. Champ facultatif. Prix net Champ calculé non modifiable = Prix brut -% remise. Frais Le montant de frais sur cet article que calcule votre fournisseur. Champ facultatif. Prix de revient Champ calculé non modifiable = Prix net + frais. Ce prix peut servir au calcul automatique du prix de vente. Valeur stock Champ calculé qui correspond à la valeur unitaire de l'article dans le selon la méthode de valorisation de stock sélectionnée dans l'onglet Comptabilité. Sans gestion de stock, cette valeur est sauvegardée dans les livraisons clients ce qui permettra d'éditer des statistiques sur les marges. Voir également le Module Gestion des stocks. | Cette partie est facultative : donc si vos prix de vente changent au cas par casVolet Vente
Si vous n'avez qu'un seul tarif, vous aurez une ligne. Si vous gérez plusieurs tarifs de vente, vous aurez - d'après vos paramètres - une ligne par tarif ou un onglet Tarif. Cette dernière solution est à conseiller si vous avez beaucoup de tarifs. Prix de vente réel Entrez le prix de vente HTVA. Tip |
On souhaite par exemple augmenter les prix de vente de tous les articles venant d'un fournisseur spécifique. Cela est possible via un rapport paramétrable suivi d'un export/import Excel.
Tip |
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L'onglet 'Prix' dans la fiche article
Permet de gérer des prix spécifiques en fonction d'une quantité, une période, une devise, un client/fournisseur. Affiche également - si vous l'avez mémorisé - le prix de vente utilisé - si vous l'avez modifié dans le document - pour cet article ainsi que le dernier prix d'achat chez les fournisseurs alternatifs. Voir Gestion des prix et des remises.
Dans les paramètres généraux des articles, via le paramètre Champs facultatif, l'option Page : Prix permet d'afficher ce sous-onglet Prix dans la fiche article. Il existe également l'option Afficher tous les prix dans un seul onglet de la fiche article pour regrouper les champs de prix de l'onglet Conditions et les prix spécifiques dans un seul onglet de la fiche article pour regrouper les champs de prix de l'onglet Conditions et les prix spécifiques dans ce même onglet Prix.
Les boutons à droite du champ Tiers permettent de gauche à droite :
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ce même onglet Prix.
Champ | Description |
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Famille de prix | Pour saisir des prix spécifiques pour un groupe d'articles, une ou plusieurs familles de prix peuvent être créées ici. |
Afficher | Les prix peuvent ou non être filtrés.
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Tiers | Entrez le nom du tiers pour filtrer les prix par Tiers. |
Les actions concernant les prix sont les suivantes :
Actions | Description |
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Ajouter un nouveau prix. | |
Copiez un prix sélectionné dans le tableau pour en faire un nouveau prix. | |
Modifier un prix sélectionné. | |
Supprimer |
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un prix sélectionné. |
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L'onglet 'Comptabilité - Analytique - Intrastat' dans la fiche article
Les champs de cet onglet permettent de définir les valeurs pour la liaison au logiciel comptable ainsi que l'imputation analytique par article.
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Onglet 'Note' dans la fiche article
Permet d'ajouter un descriptif plus long de l'article (ex. fiche technique). Cette note peut être automatiquement reprise (et est modifiable) dans la note de la facture dès que vous sélectionnez l'article en question. Via les journaux vous indiquez à quels types de document cela s'applique. Vous pourriez par exemple reprendre la description technique dans une offre mais pas dans la facture. Vous pouvez en outre gérer une note par langue.
Voir Paramètres généraux > onglet Articles. > Nombre de langues pour les descriptions.
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Onglet 'Liste'
Appuyez sur F2 pour accéder à l'onglet 'Liste'.
Cet onglet, qui est aussi l'écran qui s'affiche quand on active la fonction des articles, affiche tous les articles et sert essentiellement à rechercher un article. Vous pouvez choisir les colonnes (clic droit dans le titre d'une colonne) qui doivent être affichées dans cette liste.
La liste est triée selon le critère affichée affiché dans tri. Chaque colonne affichée peut servir de critère de tri : vous pouvez sélectionner un autre critère dans tri ou vous pouvez double-cliquer sur l'en-tête d'une colonne pour modifier le tri.
Via les touches Alt + R, vous pouvez entrer la valeur à rechercher.
Rechercher un article
- Recherchez un article en tapant la valeur recherchée dans le champ à droite de Tri. Tapez la séquence recherchée en fonction du tri sélectionné. Ainsi si vous faites un tri par référence, et que vous tapez le début d'une référence, le curseur se place automatiquement sur la le premier article avec cette référence.
- Les touches fléchées ainsi que les touches PageDown et PageUp du clavier ou les boutons à droite de la séquence recherchée vous permettent de naviguer dans la liste.
- Pour commuter ensuite vers la fiche, appuyez sur F5.
Le bouton permet permet de rafraîchir la liste si vous travaillez en réseau.
Affiner la recherche d'un article via les filtres
Le Filtre permet de limiter le nombre d'articles affichés aux seuls articles qui correspondent à la séquence tapée dans filtre. La recherche se fait dans toutes les colonnes affichées. Ainsi, si vous tapez PANA, la liste affichera tous les articles contenant les caractères pana pour autant que le libellé comprenne cette séquence. Si vous voulez faire effectuer une recherche sur plusieurs séquences, séparez-les par un espace.
- Dans Filtre, tapez la séquence recherchée.
- Cliquez sur le bouton pour pour afficher les articles correspondants.
Cliquez sur le bouton pour pour annuler le filtre et de revenir à la liste complète.
Personnaliser la liste des articles
Vous pouvez afficher les articles en sommeil et les fiches modèles dans la liste (qui par défaut sont masqués) en cochant l'option Avec les articles et les fiches modèles situé dans le coin supérieur droit de l'écran des articlearticles.
Vous pouvez également changer les colonnes affichées.
- Clic droit avec la souris sur un titre de colonne (n'importe laquelle), active un menu.
- Sélectionner Propriétés.
- Double-cliquez dans l'encadré de gauche sur les informations à ajouter dans la liste des articles (ou cliquez sur Ajouter ->).
Le bouton <- Retirer permet de supprimer une information de la liste des articles. Les boutons Monter et Descendre permettent de changer l'ordre d'affichage des informations dans la liste. - Lorsqu'une information est ajoutée (encadré de droite), la colonne porte l'intitulé standard (<nom du fichier>.<nom du champ>). Pour modifier cet intitulé, positionnez le curseur sur l'intitulé et cliquez ensuite sur le bouton 'Propriétés'.
- Dans la fenêtre des Propriétés, vous pouvez changer le Titre et la Largeur de la colonne.
Les autres propriétés comme Expression (VisualFoxPro) et Format sont réservées aux utilisateurs avisés. - Cliquez sur 'Sauver' pour quitter les propriétés et ensuite sur 'OK' pour revenir à la liste qui affiche désormais vos colonnes.
Pour revenir aux colonnes par défaut, faites un clic droit dans l'intitulé d'une colonne (comme à la première étape) et sélectionnez Ré-initialiser la vue par défaut.
Imprimer/exporter la liste des articles
Vous pouvez imprimer - ou exporter vers Excel - la liste des articles (filtrée ou pas), avec les colonnes par défaut ou avec les colonnes de votre choix.
- Faites un clic droit dans l'intitulé d'une colonne.
- Sélectionnez Imprimer ou Exporter XLS.