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L’approbateur reçoit un eMail l’invitant à se rendre sur l’interface d’approbation:
Après identification, Le système propose la liste des différents dossiers pour lesquels des factures sont à approuver.
Pour approuver, il suffit de cliquer sur la facture et de choisir l’option de circonstance.
Approve
J’approuve totalement la facture.
Un cachet vert est apposé sur le document:
Reject
Je n’approuve pas le document.
Un cachet rouge est apposé sur le document:
Not for me
La demande d’approbation ne m’est pas destinée.
Je dois choisir un autre approbateur.
Dans ce cas un cachet bleu y est apposé:
Autres choix (Supplémentaires)
Via cette option, il est possible de compléter son approbation.
- Approbation partielle pour un montant spécifique.
- Ajout d’un commentaire sur la raison de l'approbation ou du refus en rapport avec le montant partiellement approuvé.
- Ajout d’une note.
- Ajout d’une pièce jointe (Bon de commande, livraison, ou autre).
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En cliquant sur le côté gauche ou droit du document. Je me déplace d’un document à l’autre.
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L’interface d’approbation via le Web présente actuellement quelques limitations par rapport à l’approbation via Virtual Invoice:
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Lorsqu’un lot de documents est approuvé, l’utilisateur dispose de 15 minutes pour revenir sur les documents. Une fois ce délai dépassé les documents sont considérés comme approuvés et sont disponibles pour la collecte.
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