Virtual Invoice vous permet d'intégrer rapidement des factures provenant de programmes externes ainsi que d 'exporter des documents vers d'autres programmes tels que Word ou Outlook.
Si vous pouvez les "copier" dans votre programme externe, vous pourrez sans doute les "coller"' dans Virtual Invoice.
Quelques exemples :
Une facture électronique vous arrive dans votre messagerie Outlook
Votre fournissseur vous envoie une facture en pièce jointe (attachment) d'un E-mail. Cliquez sur l'attachment avec le bouton droit de la souris, et ensuite "COPY". Cliquez ensuite avec le bouton droit dans le répertoire choisi de Virtual Invoice, par exemple @Invoices puisqu'il s'agit d'une facture électronique, et ensuite "COLLEZ" le contenu du presse-papier.
S'il s'agit d'une facture électronique, en plus du fichier avec une extension .pdf qui contient l'image de la facture, vous devez copier/coller le fichier avec une extension .xml attaché s'il existe, qui lui, reprend le contenu de la facture (les différents montants et les informations pour le paiement).
Si ce fichier avec une extension .xml existe et que vous omettez de le coller également dans Virtual Invoice, la facture sera considérée comme s'il s'agissait d'un document scanné.
Vous désirez importer des factures présentes sur votre ordinateur
D'une manière analogue, effectuez une sélection (touches Ctrl ou Shift tout en cliquant dans la liste), copiez les factures sélectionnées (click droit et ensuite "COPY") du répertoire dans l'explorateur Virtual Invoice ou Windows, et "collez" les dans la fenêtre de liste des documents de Virtual Invoice.
Vous désirez exporter des factures
Vous souhaitez par exemple transmettre une copie d'une facture à un de vos fournisseurs ou clients, rien de plus simple, faites un clic droit sur le ou les documents concernés ensuite choisissez Export - Pièce jointe et enfin basculez dans l'application externe, par exemple Outlook et faites "Coller", le document est automatiquement attaché à votre mail.
Si vous voulez sélectionnez plusieurs factures, faites un clic droit sur ces factures, choisissez le menu Export - Pièce jointe.
