Vous accédez à la gestion des comptes fournisseurs en cliquant sur  dans la barre de menu gauche, par le menu horizontal Fichiers ou à l'aide de la touche de raccourci (CTRL F7 par défaut ou une autre touche si vous avez modifié le paramétrage des touches de raccourcis).

Onglet - Fiche

La fiche signalétique du fournisseur contient d'une part des renseignements sur son identité, tels son nom et son adresse et d'autre part des renseignements comptables. Il est important de bien les compléter, parce qu'ils seront réutilisés à différents endroits du logiciel : les virements, les éditions comptables... Ils permettront aussi de différencier les fournisseurs. Enfin, ils accéléreront l'encodage des écritures. En effet, certaines valeurs telles que le délai de paiement, le compte d'imputation, le code TVA ... sont des valeurs par défaut et seront par conséquent proposées d'office lorsque vous imputerez une écriture sur ce fournisseur.

L'icône en regard d'une zone référant à une table, permet d'accéder à la table correspondante et d'y ajouter, modifier ou supprimer une donnée.

Société

Référence

La référence permet de rechercher un fournisseur. La référence est également l'ordre de tri par défaut dans les vues et les listes des fournisseurs. Cet ordre peut bien sûr être modifié.

La Référence doit être unique : deux fournisseurs ne peuvent avoir la même référence, ce qui permet, entre autres, de distinguer des fournisseurs portant le même nom.

Les caractères acceptés sont des chiffres (0 à 9) et/ou des lettres en fonction du paramétrage défini dans la section Format du Panneau de configuration. 


Par défaut, lorsque vous créez un nouveau fournisseur, votre curseur est positionné sur la zone Nom et non sur la zone Référence. La Référence sera automatiquement remplie avec les premières positions encodées dans le Nom. Vous avez bien sur la possibilité de renseigner vous-même la Référence.

Les icônes

Cliquez sur  pour encoder un mémo.

Cliquez sur  pour rendre un compte inactif.

Cliquez sur  pour créer un client sur base de ce fournisseur.

Cliquez sur  pour bloquer le compte.

Cliquez sur  pour obtenir l'identité de votre fournisseur et remplir automatiquement sa fiche signalétique. 

Cette dernière fonctionnalité nécessite l'acquisition du module recherches internet
Nom

Cette zone est destinée au nom du fournisseur ou de sa société et est obligatoire. Le nom ne doit bien sûr pas être unique. Comme la référence, le nom permet de rechercher le fournisseur. Aussi, est-il conseillé de ne pas y inclure la raison sociale ou son titre d'appellation, données peu significatives pour les tris et les recherches.

Civilité

Choisissez la civilité du fournisseur.

Langue

Renseignez le code Langue du fournisseur.

Catégorie

Si vous avez décidé de vous servir de catégories pour subdiviser votre fichier des fournisseurs, il est conseillé de compléter cette information de façon systématique. Cela vous permettra de faire des sélections fiables.

TVA

Indiquez si le fournisseur est assujetti et - le cas échéant son numéro de TVA -, exonéré ou non assujetti. Le programme contrôle la validité des codes TVA belges. Ne tapez que les chiffres du n° de TVA, les séparateurs (points, tirets…) étant préenregistrés.
Pour les autres pays de l'Union Européenne, WinBooks On Web contrôle le format d'encodage adéquat et adapte son masque de saisie en fonction du code ISO pays renseigné.

Vous pouvez également contrôler la validité du N° de TVA intracommunautaire ou belge en cliquant sur . WinBooks On Web contrôlera la validité de ce N° en liaison avec le système VIES qui est le site internet officiel de l'Union Européenne de validation des numéros de TVA.

IBAN/BIC

Renseignez le compte IBAN et le code BIC.
Si vous renseignez un compte IBAN belge le code BIC sera automatiquement rempli.
Si vous renseignez un compte BBAN belge, il sera automatiquement converti en compte IBAN.
Pour les autres pays faisant partie de la zone SEPA, le code BIC doit obligatoirement être renseigné dès qu'un compte IBAN a été encodé, un contrôle de validité sur le contenu des zones IBAN et BIC est toutefois effectué lors de l'enregistrement des données.

En cliquant  vous pouvez encoder plusieurs comptes bancaires pour le fournisseur.

Ces données sont indispensables pour effectuer des virements automatiques aux fournisseurs.

Valeurs par défaut

Compte

Sélectionnez le compte général sur lequel vous imputez habituellement les achats de ce fournisseur. Ce compte sera proposé d'office, mais pourra être modifié, lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.

Dictionnaire

Sélectionnez un dictionnaire pour associer de la même manière une écriture-type du dictionnaire à ce fournisseur.

Code TVA

Sélectionnez le code TVA utilisé habituellement pour les achats à ce fournisseur. Ce code sera proposé d'office, mais pourra être modifié, lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.

Devise

Sélectionnez dans la table des Devises, la devise habituelle de ce fournisseur. Cette devise sera proposée d'office, mais pourra être modifiée, lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur. Laissez cette zone vide si la devise du fournisseur est celle du dossier

Onglet Contact

Renseignez les coordonnées relatives au contact ainsi que le type de contact.

Vous pouvez ajouter d'autres contacts si vous avez activé la gestion des contacts multiples.

Dans ce cas, les contacts ne seront plus affichés sous forme de fiche, mais sous forme de liste. Chaque zone restant dès lors accessible en plein écran afin d'être éventuellement modifiée.

La gestion des contacts multiples n'est pas disponible en version Business


En cliquant sur les icônes  Téléphone, GSM ou Skype, vous pouvez vous connecter à ce numéro de téléphone via une application réservée à cet effet. En cliquant sur Email, l'application qui gère vos mails s'ouvre automatiquement et vous pouvez compléter votre mail.

Onglet Adresse

Renseignez les coordonnées relatives à l'adresse du fournisseur.

Vous pouvez ajouter d'autres adresses si vous avez activé la gestion de plusieurs adresses.

Dans ce cas, les adresses ne seront plus affichées sous forme de fiche, mais sous forme de liste. Chaque zone restant dès lors accessible en plein écran afin d'être éventuellement modifiée

La gestion des adresses multiples n'est pas disponible en version Business


En cliquant sur l'icône  ou , vous pouvez visualiser l'adresse sur GoogleMaps, en cliquant sur l'icône , vous pouvez vous connecter à ce numéro via une application réservée à cet effet, en cliquant sur l'icône , vous pouvez vous connecter au site internet de votre fournisseur.

Onglet Conditions

Agent

Spécifiez l'éventuel agent en charge des relations commerciales avec votre fournisseur

Délai de paiement

Sélectionnez dans la table des délais de paiement, le délai de paiement par défaut pour ce fournisseur. Ce délai sera proposé d'office (mais pourra être modifié) lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.

Paiement bloqué

Cochez cette case si vous désirez bloquer les paiements pour ce fournisseur 

Que voulez-vous faire ?

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